سلسلة مقالات عن فن إدارة العمل الجماعي(٦—-٧)

عزيزي القارئ/ة

تناولنتُ في المقال الخامس الفرق ما بين القيادة والإدارة بشئ من التفصيل واشيرتُ كذلك إلي أنواع القادة وطرق إختيارهم، واليوم نبحث عن بعض من أنواع مشكلات الجماعة وأسباب حدوثها ومراحل الحل الجماعي للمشكلات، والعمليات الجمعية في إتخاذ القرارات، بالإضافة لمشكلة المنازعات واختلاف الآراء بين داخل المؤسسات التنظيمية.
إن الجماعات لا تسير دائما على ما يرام، بل تواجه بعض المشكلات في أثناء قيامها بالعمل المنوط بها ومحاولتها الوصول إلي أهدافها، وهذا أمر طبيعي لأن الجماعات تتكون من أفراد وللأفراد مشكلاتهم الخاصة، ومن أنواع المشكلات هي: مشكلات السلوك والعلاقات الشخصية: يختلف سلوك الأفراد بالنسبة لبعضهم، ومن المرغوب فيه أن يتصف سلوكهم بالاتزان الذي يقره المجتمع الذي يعيشون فيه. والمشكلات الوظيفية: والمقصود بالمشكلات الوظيفية هنا، المشكلات التي تتعلق بقيام الجماعة بوظائفها وهي جماعة تعمل على تحقيق أهدافها، ويمكن تلخيص المشكلات الوظيفية للجماعة في الآتي:
– عدم فهم أهداف واغرض الجماعة
– عدم تنمية صفات القيادة بين أعضاء الجماعة
– وجود العشيرات في الجماعة
– وجود المنازعات في الجماعة
– مشكلات الروتين والتنظيم
ومن اسباب حدوث مشكلات في الجماعة هي:
– أسباب تتعلق بالفرد
– عدم المبادرة إلي علاج المشكلات الصغيرة
– التنظيم الخطأ او المغالاة في التنظيم
– عدم وضوح أغراض الجماعة
– زيادة حجم الجماعة
– قيام الجماعة بأعمالها بسرعة زائدة
– كثرة العمل والاجتهاد
– سوء توزيع العمل علي الأشخاص
– عدم الأمانة في تقويم أعمال الجماعة
– عدم إشراك الجماعة في حل مشكلاتها
– عدم فهم الأعضاء لقانون ولائحة الجماعة.
#مراحل الحل الجماعي للمشكلات
إن الجماعة في حلها للمشكلة الكاملة، تنتقل من الأهتمام النسبي بمشكلات التعرف، أي الوصول إلي تعريف مشترك للموقف ويشمل ذلك طلب وأعطاء المعلومات وتوضحيها، إلي مشكلات تحديد الأسس التي تقيم في ضوئها البدائل أو الحلول المختلفة ويشمل ذلك طلب إبدأء الرأي وتحليل المشاعر أو التعبير عنها، ثم إلي مشكلات الضبط أي محاولات الأعضاء التأثير بعضهم في البعض الآخر. ويشمل ذلك طلب الإقتراحات وتقديمها، والتوجيه إلي مختلف أنواع السلوك الممكنة، ثم الوصول إلي قرار نهائي. ولكي تواجه مشكلات تنظيمها فتعالج التوترات التي تنشأ فى الجماعة وتعمل على تكامل الجماعة.
وتتميز العملية الجماعية بالتذبذب من أحدي هذه المشكلات إلي أخري. كما أن محاولة علاج الصعوبات في ميدان تؤدي إلي مشكلات أخري.
#العمليات الجمعية واتخاذ القرارات
عملية إتخاذ القرارات فى أي جماعة عمل عملية ذات أهمية بالغة، فهي تتضمن تحديد أهداف الجماعة، واختيار أساليب العمل، والأعضاء الجدد، وتحديد معايير السلوك المناسب. لكن الجماع تستطيع إتباع عدة طرق لاتخاذ القرارات المرتبطة بالعمل، وابسط هذه الأساليب يسمي بالأسلوب الأوتوقراطي، ويتلخص في أن يقوم رئيس الجماعة، أو قائدها، أو مديرها منفردا باتخاذ القرار، معتمدا على ما يمتلكه هو نفسه فقط من معلومات، أما الميزة الإيجابية الرئيسية لهذا الأسلوب، فهي عامل السرعة في اتخاذ القرار. وبعد أن يتخذ المدير قراره بسرعة، فإن المطلوب من الأعضاء الجماعة القيام بتنفيذه.
وهناك أسلوب آخر يختلف كثيرا عن الأسلوب السابق، وهو الأسلوب الديمقراطي في عمليه إتخاذ القرارات. ويتضمن هذا الأسلوب السماح لجميع أعضاء الجماعة بالاشتراك في عمليتي النقاش، والتصويت بشأن أي مشروع قرار يتعلق بالعمل. وتعتمد عملية إتخاذ القرارات بالأسلوب الديمقراطي علي قبول رأي الأغلبية. واقراره. ومن إيجابيات هذا الأسلوب، إن إتخاذ القرار يتم باستخدام كل المعرفة والخبرة المتراكمة عند جميع أعضاء الجماعة، ويؤدي إشتراك جميع الأعضاء في إتخاذ القرار إلي جعل احتمال اٍتباعهم للقرار وتنفيذه أكبر بكثير مما لو لم يكونوا قد شاركوا فى صناعته. وأما أبرز سلبيات العمل الديمقراطية في إتخاذ القرار، فهي ما تستغرقه من وقت طويل. كما أن هذا الأسلوب ربما لا يكون فعالاً بما فيه الكفاية، نظرا لتشجيعه الصراع وتنميته، فقد يؤدي الأسلوب الديمقراطي إلي وجود أقلية ساخطة تعمل على مقاومة تنفيذ القرار، علي الرغم من وجود أغلبية تشعر بالرضي، عن هذا القرار وتدعم تنفيذه.
ويمكن استخدام أسلوب الإجماع في إتخاذ القرارات للتغلب على سلبيات الأسلوب الديمقراطي، لكن هذا الأسلوب يتطلب موافقة جميع أعضاء الجماعة دون استثناء. ونظرا لأن الإجماع في إتخاذ القرارات يطلب وقتا طويلا، فإنه لا يستخدم إلا في القرارات البالغة الأهمية، فمثلا تستخدم هيئة المحلفين في المحاكم هذا الأسلوب، لأنه يؤثر في مستقبل المتهمين، وحريتهم، ويلجأ بعض مديري الشركات إلي إستخدام هذا الأسلوب في حالات إتخاذ قرارات مهمة كادخال تغيرات أساسية علي تنظيم الشركة وسياساتها. ثم إن القرارات الصادرة عن إستخدام هذا الأسلوب تتميز بجودة عالية للغاية، فهي ناجمة عن عملية نقد واسعة، ويؤيدها جميع الأعضاء. وتكمن السلبية الرئيسية لهذا الأسلوب في طول الوقت اللازم لاتخاذ القرارات.

إيجابيات إتخاذ الجماعة للقرار وسلبياته:
إيجابيات هذا الأسلوب:
– يعتمد علي قاعدة واسعة من المعلومات الغزيرة.
– يضمن قبول الأعضاء بالقرار الصادر عنهم.
– يتسني من خلاله توجيه انتقادات عميقة للقرار.
– يمكن من خلاله توزيع بعض أقسام المشكلة علي أعضاء الجماعة.
ومن سلبيات هذا الأسلوب:
– بطئ (قد يؤدي إلى حدوث مشكلات حقيقية في حالة الطوارئ).
– يؤدي إلى حدوث صراع بين أعضاء الجماعة.
– يمكن أن يؤدي إلى حالة(تفكير الجماعة) والي انقسام الجماعة.
– يمكن من خلاله أن يسيطر بعض الأعضاء – مثل القادة – في عملية إتخاذ القرارات.
#مشكلة المنازعات واختلاف الآراء بين داخل المؤسسات التنظيمية
إن المنازعات واختلاف الآراء ما هى إلا إختلاف في وجهات النظر والميول والخبرات وفي كثير من الحالات تبقي هذه الاختلافات كامنة غير ظاهرة، إلي أن تظهر بعض المواقف الخاصة. وبالرغم من إننا قد لا نحب الصراعات والمنازعات والاختلافات إلا أنه يجب ان نعترف بأنها أحدي الوسائل الهامة التي عن طريقها يحدث النمو والتقدم.
هذا وقد تعبر المنازعات عن نفسها بطرق شتي منها: عدم صبر الأعضاء علي بعضهم البعض، ومهاجمة الأفكار قبل التعبير عنها كاملا، وتحيز الأعضاء وعزوفهم عن الوصول إلى إتفاق، واختلاف الأعضاء علي الخطط والمقترحات، وتقديم تعليقات ومقترحات بدرجة كبيرة من العنف،ومهاجمة الأعضاء بعضهم بعضا علي المستوي الشخصي وبطرق ماكرة، وإصرار الرفاق أو التنظيم اوالجماعة علي افتقارها للخبرة أو الأساليب العلمية التي تمكنهم من التقدم، ومعارضة الأعضاء لاقتراحات الرئيس ومخالفتهم لها، واتهام الأعضاء علي بعضهم بأنهم لا يفهمون النقطة الحقيقة في المناقشة.
وقد يرجع التشاحن والمنازعات في الأجسام لأسباب منها أن يلقي علي الرفاق او الجماعة عمل صعب للغاية. فيشعر الأعضاء نحوه بالإحباط لعدم قدرتهم علي مواجهة ما يلقي عليهم من مطالب، ولا شك أن العمل الصعب العسير يولد بسهولة احباطاً وتوتراً بين الأعضاء المعني بتنفيذ المهمة، وقد يعبر العضو عن نفسه بأساليب عنيفة، أو أن تكون الاهتمام الرئيسي لأعضاء التنظيم أو الجماعة هو بحث كل منهم لنفسه عن مكانة ومركز في الحزب أو المؤسسة، أي أنانية الأعضاء أو الرفاق وبحثهم عن السلطة، أو يكون ولاء الأعضاء متجها ومتصلا بجماعات خارجية ذات مصالح متضاربة أو حماس الأعضاء الزائد عن الحد أو غيرها من الأسباب.
ومن التجارب التي مرت بمن يعملون علي حصر بعض القواعد التي تساعد علي حسن التصرف في مواقف المنازعات والاختلافات في التنظيمات والمؤسسات والهئيات ويمكن تلخيصها في الآتي:
– يجب على القائد أن يذكر موضوع الخلاف بصراحة للأعضاء.
– يجب على القائد أن يحدد ويركز اهتمامه بالمشكلة وليس بالأشخاص أصحاب المشكلة، لأنه إذا تدخل في أمر الشخصيات فقد يزيد الموقف حدة، ويصعب السيطرة عليه.
– يجب على القائد أن يهتم بالبحث عن الأسباب الحقيقية للاختلاف، كما يجب عليه أن يبحث أيضا عن النقط البسيطة التي يتفق عليها الطرفان لأنها هي أول مادة يمكن استخدامها للتوثيق والتقريب بين وجهات النظر.
– يجب على القائد ألا يتحيز لأي فريق.
– يجب على القائد ألا يكثر من التحدث عن المشكلة أو النقطة المثار حولها الخلاف إذا ما وصلت الرفاق أو الجماعة إلي حل لها، بل عليه أن يسرع إلي القيام بأي عمل آخر.

ونواصل